Whistleblowerpolitik

1. Indledning og formål

1.1 Denne whistleblowerpolitik beskriver formålet med, at danbolig a/s samt selskabets selvstændige, lokale mæglervirksomheder (herefter benævnt "danbolig") har en whistleblowerordning, hvordan whistleblowerordningen fungerer, hvem der kan benytte whistleblowerordningen, og hvad der må indberettes via whistleblowerordningen.

1.2 Ordningen har til formål at sikre, at en whistleblower, som defineret i denne whistleblowerpolitik, hurtigt og fortroligt via en særlig, uafhængig og selvstændig kanal kan indberette overtrædelser eller potentielle overtrædelser med henblik på, at en uafhængig og selvstændig whistleblowerenhed vurderer, hvilke tiltag der er behov for.

1.3 Det skal bemærkes, at Ordningen er etableret på et frivilligt grundlag og baseret på danboligs corporate governance betragtninger. Ordningen er derfor ikke omfattet af whistleblowerloven med den konsekvens, at den for whistlebloweren særlige beskyttelse, der er lovfæstet i whistleblowerloven ikke finder anvendelse.

2. Hvem må benytte Ordningen?

2.1 Ordningen må benyttes af personer, der foretager en indberetning af oplysninger om overtrædelser, som personen har skaffet sig adgang til i forbindelse med vedkommendes arbejdsrelaterede aktiviteter, og som tilhører følgende personkreds (herefter benævnt "whistleblower")

• (ii) Kunder
• (iii) Personer, som arbejder under tilsyn og ledelse af kontrahenter, underleverandører og leverandører
• (iv) Konkurrenter

2.2 Personer, der ikke er omfattet af personkredsen som nævnt i punkt 2.1, kan ikke indberette via Ordningen, men er henvist til at indberette via de sædvanlige kommunikationsveje.

3. Hvad må indberettes via Ordningen?

3.1 Ordningen omfatter indberetninger, som vedrører alvorlige lovovertrædelser eller øvrige alvorlige forhold (se punkt 3.4 (i)), samt overtrædelser af EU-retten (se punkt 3.4 (ii)).

3.2 Ved "overtrædelser" forstås handlinger eller undladelser, der
a) er ulovlige, eller udgør en alvorlig overtrædelse eller et i øvrigt alvorligt forhold, som omfattet af punkt 3.4, eller
b) gør det muligt at opnå omgåelse af formålet med de regler, som henhører under punkt 3.4.

3.3 Der kan indberettes om enhver oplysning, herunder rimelig mistanke, om faktiske eller potentielle overtrædelser eller alvorlige forhold, der er omfattet af punkt 3.4, og som har fundet sted eller med stor sandsynlighed vil finde sted i danbolig og om forsøg på at skjule sådanne overtrædelser.

3.4 Indberetningen skal angå overtrædelser eller potentielle overtrædelser omfattet af whistleblowerloven defineret som handlinger eller undladelser, der:

• (i) udgør en alvorlig lovovertrædelse eller et i øvrigt alvorligt forhold, såsom:
• • Overtrædelse af eventuel tavshedspligt
  • Misbrug af økonomiske midler
  • Tyveri
  • Svig
  • Underslæb
  • Bedrageri
  • Bestikkelse
  • Brud på arbejdssikkerheden
  • Enhver form for sexchikane
  • Grov chikane, f.eks. mobning, vold og chikane på grund af race, politisk eller religiøst tilhørsforhold.
• (ii) er ulovlige i henhold til EU-retten inden for en række specifikke områder, herunder f.eks.:
  • Offentligt udbud
  • Hvidvask
  • Produktsikkerhed- og overensstemmelse
  • Transportsikkerhed
  • Fødevare- og fodersikkerhed
  • Dyresundhed og -velfærd
  • Miljøbeskyttelse
  • Folkesundhed
  • Forbrugerbeskyttelse
  • Beskyttelse af privatlivets fred og personoplysninger
  • Netværks- og informationssystemers sikkerhed

Der henvises i den forbindelse til denne liste, som indeholder en oplistning af lovgivning omfattet af Ordningen.

3.5 Ordningen må kun benyttes til at indberette overtrædelser eller potentielle overtrædelser af den i punkt 3.4 nævnte regulering, der har fundet sted eller med stor sandsynlighed vil finde sted i danbolig, herunder af eksempelvis arbejdstagere, direktionen eller medlemmer af bestyrelsen i danbolig. Med angivelsen af, at der kan ske indberetning om forhold begået af danbolig, bemærkes det, at der kan indberettes om førnævnte forhold, selv om forholdet ikke kan henføres til en enkelt person, men eksempelvis skyldes en grundlæggende systemfejl i danbolig.

3.6 Forseelser, som ikke er omfattet af Ordningen, skal indberettes via de sædvanlige kommunikationsveje.

4. Indberetningens indhold

4.1 Af hensyn til den videre undersøgelse af indberetningen, herunder for at kunne afdække forseelsen, er det vigtigt, at whistlebloweren belyser forseelsen bedst muligt. Det er således ikke muligt at foretage en nærmere undersøgelse af en indberetning, hvis indberetningen er uspecificeret, eller hvis den alene indeholder meget brede beskyldninger uden nærmere præcisering.

4.2 Det er derfor vigtigt, at whistlebloweren - så vidt muligt - oplyser følgende:

• en beskrivelse af forholdet,
• hvem der er involveret,
• om andre er bekendt med mistanken om forholdet,
• om ledelsen er bekendt med forholdet,
• om der findes dokumenter, der støtter forholdet,
• om og hvor der kan findes yderligere information om forholdet,
• hvor lang tid forholdet har stået på, og
• om whistlebloweren er bekendt med forsøg på at skjule forseelsen

4.3 Åbenlyst grundløse indberetninger vil ikke undergå nærmere undersøgelse.

5. Hvordan kan der indberettes og hvem skal der indberettes til?

5.1 danbolig har udpeget en whistleblowerenhed, der

1. modtager indberetninger og har kontakt med whistlebloweren,
2. følger op på indberetninger samt
3. giver feedback til whistlebloweren.

5.2 Whistleblowerenheden, der varetager opgaverne i punkt 5.1, består dels af to advokater fra Plesner advokatpartnerselskab (herefter "Plesner"), dels af en upartisk kreds af personer i danbolig.

5.3 Skriftlig indberetning sker via Plesners whistleblowerordning, der findes på danboligs hjemmeside:
https://whistleblower.plesner.com/client/DanboligEkstern

5.4 Skriftlige indberetninger modtages af to advokater hos Plesner. Plesner foretager en habilitetsvurdering af hvem i whistleblowerenheden, der kan behandle indberetningen og videresender indberetningen til de pågældende personer (herefter "Sagsbehandlere") hos danbolig. Forinden indberetningen videresendes, vurderer Plesner, om indberetningen falder inden for Ordningens anvendelsesområde.

5.5 Det er kun muligt at foretage skriftlig indberetning under Ordningen.

5.6 Whistleblowerenheden behandler alle skriftlige indberetninger fortroligt.

5.7 Sagsbehandlerne, der er udpeget til at modtage og følge op på indberetninger, har tavshedspligt med hensyn til oplysninger, der indgår i indberetningen.

6. Anonymitet

6.1 danbolig opfordrer til, at whistlebloweren oplyser sit navn i forbindelse med en indberetning, således at Sagsbehandlerne har mulighed for at stille afklarende spørgsmål samt efterfølgende at kunne orientere om undersøgelsens videre forløb. Dog er det muligt at kommunikere anonymt mellem Plesner og en whistleblower, der vælger at være anonym (se punkt 6.4 og 6.5).

6.2 Såfremt whistlebloweren vælger at foretage en anonym indberetning, anbefales det af hensyn til at sikre fuld anonymitet, at whistlebloweren anvender en privat pc eller eksempelvis en pc, der er placeret på et offentligt bibliotek.

6.3 Plesner stiller et kommunikationsmodul til rådighed, hvor det er muligt for whistlebloweren at kommunikere med Plesner med henblik på at give supplerende oplysninger om det indberettede forhold, som Plesner videregiver til Sagsbehandlerne.

6.4 Hvis whistlebloweren vælger at indberette anonymt, er det muligt for whistlebloweren at kommunikere anonymt med Plesner via kommunikationsmodulet. Whistlebloweren kan således give supplerende oplysninger til Plesner via kommunikationsmodullet og forblive anonym. I forbindelse med indberetningen genereres der en engangskode, som af hensyn til at sikre anonymiteten ikke kan genskabes. Det er derfor vigtigt, at whistlebloweren gemmer koden og husker at logge på kommunikationsmodulet for at kommunikere med whistleblowerenheden.

6.5 Kommunikationsmodulet tilgås via ovennævnte link til Ordningen (se punkt 5.3), hvor der logges på kommunikationsmodulet. Såfremt whistlebloweren har valgt at være anonym, er det vigtigt, at whistlebloweren løbende tilgår kommunikationsmodulet for at kontrollere, om Plesner har stillet spørgsmål. Er whistlebloweren anonym, har Plesner ikke mulighed for at komme i kontakt med whistlebloweren på anden måde, herunder gøre whistlebloweren opmærksom på, at der er sendt supplerende spørgsmål o. lign.

7. Orientering til whistlebloweren

7.1 Whistlebloweren modtager:

• en bekræftelse på modtagelsen af indberetningen inden for syv dage efter modtagelsen heraf, og
• feedback hurtigst muligt og som udgangspunkt inden for tre måneder fra bekræftelsen af modtagelsen af indberetningen.

7.2 Ved feedback forstås en meddelelse om tiltag truffet af danbolig til at vurdere rigtigheden af påstande i indberetningen, og hvor det er relevant, til at imødegå den indberettede overtrædelse. Den af whistleblowerenheden meddelte feedback skal til enhver tid iagttage de persondataretlige regler, hvilket kan medføre begrænsninger i forhold til indholdet af den feedback, som whistlebloweren modtager.

7.3 Der kan efter omstændighederne være behov for at forlænge tidsrammen for feedback, hvor det er nødvendigt af hensyn til sagens konkrete omstændigheder, navnlig indberetningens art og kompleksitet, hvilket kan kræve en langvarig undersøgelse. Såfremt dette er tilfældet, underrettes whistlebloweren herom.

8. Orientering til den indberettede

8.1 Når en foreløbig undersøgelse har fundet sted, og alle relevante beviser er sikret, underrettes den indberettede person om bl.a.:

• identiteten på den/de Sagsbehandler(e), som er ansvarlig for undersøgelsen af indberetningen, og
• de forhold, indberetningen vedrører.

8.2 danbolig iagttager i øvrigt den berørte persons rettigheder i henhold til persondataforordningen. Der henvises desuden til danboligs privatlivspolitik for whistleblowerordningen, der findes på danbolig, hvor der kan læses nærmere om behandlingen af personoplysninger og de registreredes rettigheder.

9. Whistleblowerens beskyttelse

9.1 En whistleblower, der i god tro indberetter under Ordningen, vil ikke blive udsat for repressalier, herunder, såfremt whistlebloweren er ansat af danbolig, ansættelsesretlige sanktioner. Omvendt vil en whistleblower, der foretager indberetning i ond tro og velvidende, at de indberettede oplysninger ikke er korrekte, ikke være beskyttet mod repressalier m.v.

9.2 Ved "repressalier" forstås en ufordelagtig behandling eller ufordelagtig følge som reaktion på en indberetning. Det kan eksempelvis være suspension, afskedigelse, degradering, m.v.

9.3 Det er imidlertid vigtigt at bemærke, at whistlebloweren, der i god tro indberetter under Ordningen, ikke omfattes af whistleblowerloven og den heri lovfæstede beskyttelse.

9.4 Identiteten på den person, der foretager indberetningen, vil som udgangspunkt ikke blive videregivet til den person, som indberetningen vedrører. Det bemærkes dog i den forbindelse, at den registrerede efter persondataforordningens artikel 15 som udgangspunkt har ret til indsigt, medmindre der i medfør af databeskyttelseslovens § 22 kan undtages fra den registreredes anmodning herom. Whistleblowerens identitet vil endvidere blive oplyst, såfremt det viser sig, at der er indgivet en bevidst falsk indberetning, eller såfremt danbolig har en pligt til at offentliggøre oplysningerne.

9.5 Whistleblowerens identitet kan tillige videregives til brug for en eventuel retssag vedrørende det indberettede forhold.

10. Datasikkerhed og dataopbevaring

10.1 danbolig registrerer alle indberetninger, der modtages via Ordningen. Indberetninger opbevares så længe, det er nødvendigt og forholdsmæssigt for at overholde de krav, der følger af dansk lovgivning.

10.2 danbolig og Plesner behandler alle oplysninger, som indberettes via Ordningen, herunder oplysninger om personer, der indberettes via Ordningen, i overensstemmelse med den til enhver tid gældende lovgivning.

10.3 Alle indberetninger vil blive opbevaret forsvarligt, og det vil kun være muligt for relevante personer i whistleblowerenheden at tilgå oplysningerne.

10.4 En indberetning, der falder uden for Ordningen, vil blive videresendt til danboligs juridiske chef og afsluttet i Ordningen.

10.5 Indberetninger slettes som udgangspunkt i Ordningen 45 dage efter, at danbolig har afsluttet behandlingen, medmindre danbolig har en legitim grund til fortsat opbevaring, f.eks. hvis det er påkrævet efter anden lovgivning, eller hvis der er grund til at tro, at indberetningen kan bestyrkes af senere indkomne indberetninger om samme forhold.

10.6 Hvis der foretages anmeldelse til politiet eller en anden myndighed, afsluttes indberetningen i Ordningen straks efter afslutning af sagen hos de pågældende myndigheder.

10.7 Hvis der på baggrund af de indsamlede oplysninger gennemføres en disciplinær sanktion over for den indberettede person, eller der i øvrigt foreligger grunde til, at det er sagligt og nødvendigt fortsat at opbevare oplysninger om den indberettede person, opbevares oplysningerne, hvor der er tale om en ansat, i den ansattes personalemappe.

10.8 Oplysningerne opbevares i øvrigt i henhold til danboligs slettepolitik.

11. Spørgsmål

11.1 Hvis du har spørgsmål vedrørende denne whistleblowerpolitik, er du velkommen til at kontakte compliance@danbolig.dk.

12. Opdateringer

12.1 Denne whistleblowerpolitik er senest opdateret: 17. januar 2024