Retningslinjer

I disse retningslinjer beskrives formålet med, at danbolig a/s samt selskabets selvstændige, lokale ejendomsmæglere (herefter samlet benævnt "danbolig") har en whistleblowerordning. Ordningen består dels af en whistleblowerordning, der er oprettet i medfør af § 35, i hvidvaskloven (herefter benævnt "den Lovpligtige Ordning"), dels af en almindelig whistleblowerordning, der finder bredere anvendelse, jf. nærmere nedenfor (herefter benævnt "den Almindelige Ordning").

Whistleblowerordningerne benævnes herefter hver for sig den "Lovpligtige Ordning", henholdsvis den "Almindelige Ordning" og samlet "Ordningerne". Retningslinjerne redegør for, hvordan Ordningerne fungerer, hvem der kan benytte Ordningerne, og hvad der må indberettes via Ordningerne.

danbolig gør opmærksom på, at almindelige kundeklager som udgangspunkt ikke skal behandles under Ordningerne, men i stedet sendes via kontaktformularen på danbolig.dk – vælg Ris og ros. Dog vil en kundeklage kunne behandles under den Almindelig Ordning, såfremt den omhandler sådanne alvorlige forhold eller mistanke herom, som retningslinjerne redegør for under punkt 3.2 nedenfor.

1. Formål

• Den Lovpligtige Ordning

Den Lovpligtige Ordning har til formål at sikre, at ansatte i danbolig hurtigt og fortroligt via en særlig, uafhængig og selvstændig kanal kan indberette overtrædelser eller potentielle overtrædelser af hvidvaskloven og regler udstedt i medfør heraf. Der kan ske indberetning af såvel alvorlige som mindre alvorlige forseelser, ligesom der kan indberettes om overtrædelser, der ikke er af afgørende betydning for danbolig. Dette kan f.eks. være forseelser, der alene vil udløse et påbud eller en påtale fra Finanstilsynet.

Herved iagttager danbolig § 35, i hvidvaskloven om etablering af en intern whistleblowerordning.

• Den Almindelige Ordning

Med den Almindelige Ordning ønsker danbolig at sikre, at der kan indberettes om alvorlige overtrædelser eller mistanke om alvorlige overtrædelser, der kan få betydning for danbolig, eller som kan have afgørende betydning for enkeltpersoners liv eller helbred, og som ikke kan indberettes under Lovpligtige Ordning.

• Alternativ kommunikationsvej

Ordningerne har til formål at give et frivilligt alternativ til indrapportering om overtrædelser og alvorlige forseelser ud over de almindelige kommunikationsveje.

2. Hvem må benytte Ordningen?

• Den Lovpligtige Ordning

Den Lovpligtige Ordning må benyttes af ansatte hos danbolig.

• Den Almindelige Ordning

Den Almindelige Ordning må benyttes af kunder, danboligs ansatte og tidligere ansatte, selvstændige lokale ejendomsmæglere, medlemmer af direktionen og bestyrelsen, revisorer, advokater, leverandører, samarbejdspartnere m.fl., der har en tilknytning til danbolig.

3. Hvad må rapporteres via Ordningen?

• Den Lovpligtige Ordning

Der kan ske indberetning af overtrædelser eller potentielle overtrædelser af hvidvaskloven og regler udsted i medfør heraf. Der kan indberettes om såvel alvorlige som mindre alvorlige forseelser, og der kan ligeledes indberettes om overtrædelser, som ikke er af afgørende betydning for danbolig. Det kan f.eks. være forseelser, der alene vil udløse et påbud eller en påtale fra Finanstilsynet.

Den Lovpligtige Ordning må kun benyttes til at indberette overtrædelser eller potentielle overtrædelser af ovennævnte regulering begået af danbolig, herunder af ansatte eller medlemmer af bestyrelsen i danbolig. Med angivelsen af, at der kan ske indberetning om forhold begået af danbolig, bemærkes det, at der kan indberettes om førnævnte forhold, selv om forholdet ikke kan henføres til en enkelt person, men eksempelvis skyldes en grundlæggende systemfejl i danbolig.

• Den Almindelige Ordning

Såfremt forholdet ikke er omfattet af den Lovpligtige Ordning (se punkt 3.1), må der kun ske rapportering via den Almindelige Ordning om alvorlige forseelser eller ved mistanke herom.

Ved alvorlige forseelser forstås bl.a.:

• Økonomisk kriminalitet og overtrædelse af gældende regnskabsregler
• Bestikkelse
• Bedrageri
• Dokumentfalsk
• Korruption
• Tyveri
• Brud på arbejdssikkerheden
• Miljøforurening
• Krænkende adfærd
• Chikane
• Sexchikane og vold
• Tilfælde hvor medarbejdere væsentligt udnytter systemadgange til at skaffe sig oplysninger om kollegaer eller andre, uden at der er et arbejdsmæssigt behov
• Overtrædelse af gældende love, forordninger eller andre regler gældende for danboligs virksomhed
• Overtrædelse af interne regler, forudsat at:
  
  • afvigelsen kan lede til alvorlige, tilbagevendende sikkerhedsrisici, eller
  • afvigelsen kan lede til alvorlige finansielle risici, eller
  • afvigelsen kan lede til myndighedsindgreb, eller
  • afvigelsen kan lede til en alvorlig anmærkning ved revisionen, eller
  • afvigelsen kan medføre alvorlig skade på danboligs relationer med ansatte eller eksterne parter.

Forseelser, som ikke kan indberettes via den Almindelige Ordning (eller den Lovpligtige Ordning), skal anmeldes via de normale kommunikationsveje. Det kan f.eks. være mindre forseelser som f.eks. samarbejdsvanskeligheder, mobning, overtrædelse af danboligs interne retningslinjer om rygning, e-mails, internet, alkohol m.v. samt sager, som skal behandles efter fastsatte regler og retningslinjer som f.eks. klager over ansattes adfærd eller inkompetence.

• Generelt om Ordningerne

Der kan ske indberetning via Ordningerne, både når anmelderen har viden om forholdet, og når anmelderen har mistanke om forholdet. Det skal understreges, at Ordningerne er et frivilligt alternativ til de almindelige kommunikationsveje.

I den udstrækningen anmelderen har viden eller formodning om det, bedes anmelderen oplyse følgende:

• En beskrivelse af forholdet,
• hvem der er involveret,
• om andre er bekendt med mistanken om forholdet,
• om ledelsen er bekendt med forholdet,
• om der findes dokumenter, der støtter forholdet,
• om og hvor der kan findes yderligere information om forholdet,
  hvor lang tid forholdet har stået på, og
• om anmelderen er bekendt med forsøg på at skjule forseelsen

Af hensyn til den videre undersøgelse af indberetningen, herunder for at kunne afdække forseelsen, er det vigtigt, at anmelderen belyser forseelsen bedst muligt. Det er ikke muligt at foretage en nærmere undersøgelse af en indberetning, hvis indberetningen er uspecificeret, eller hvis den alene indeholder meget brede beskyldninger uden nærmere præcisering.

Åbenlyst grundløse anmeldelser vil ikke undergå nærmere undersøgelse. Ved falsk anmeldelse via Ordningerne, som ikke er sket i god tro, vil den anmeldte blive informeret om anmelderens identitet, hvis anmelderens identitet er oplyst ved indberetningen. Det vil blive vurderet, om en falsk anmeldelse giver anledning til ansættelsesretlige skridt.

4. Hvem skal der indberettes til?

Indberetningen sker via Plesners Whistleblowerordning, der tilgås via dette link: https://whistleblower.plesner.com/client/danbolig.

danbolig opfordrer til, at anmelderen angiver sit navn i forbindelse med en anmeldelse, således at danbolig har mulighed for at stille afklarende spørgsmål samt efterfølgende, såfremt det vurderes at være ubetænkeligt, at kunne orientere om undersøgelsens videre forløb.

Det er dog muligt at foretage en anonym anmeldelse. For at sikre fuld anonymitet anbefales det, at indberetteren anvender en privat pc eller eventuelt en pc, der er placeret på et offentligt bibliotek.

Indberetningen modtages af en partner og en senior counsel hos Plesner, som foretager en habilitetsvurdering af, hvem der kan behandle indberetningen hos danbolig. Anmeldelsen sendes herefter til den relevante sagsbehandler hos danbolig.

Alle involverede parter, herunder danbolig og Plesner, behandler alle anmeldelser fortroligt.

5. Beskyttelse af anmelderen

Hvis en ansat eller selvstændig, lokal ejendomsmægler i god tro foretager en anmeldelse via Ordningerne, som senere viser sig grundløs, får det ikke negative konsekvenser eller følger for den ansatte, herunder i forhold til den ansattes ansættelsesforhold.

danbolig accepterer ikke, at en ansat eller indehaver forsætligt foretager falske anmeldelser. Såfremt en person bevidst angiver en falsk anmeldelse, kan det få ansættelsesretlige konsekvenser, herunder resultere i, at den ansatte bliver bortvist.

Identiteten på anmelderen vil som udgangspunkt ikke blive videregivet til den person, som anmeldelsen vedrører. Som nævnt vil identiteten på anmelderen blive oplyst, såfremt det viser sig, at der er indgivet en bevidst falsk anmeldelse, eller såfremt danbolig har en pligt hertil. Dog har den registrerede efter persondataforordningens artikel 15 som udgangspunkt ret til indsigt, medmindre der i medfør af databeskyttelseslovens § 22 kan undtages fra den registreredes anmodning herom.

Identiteten vil tillige kunne videregives ved en eventuel efterfølgende retssag vedrørende det anmeldte forhold.

6. Orientering til den indberettede og indberetter

En person, der anmeldes via én af Ordningerne, vil blive underrettet herom hurtigst muligt efter, at en foreløbig undersøgelse har fundet sted, og alle relevante beviser er sikret. Personen vil bl.a. modtage information om:

• identiteten af den person/gruppe, som er ansvarlig for undersøgelsen af anmeldelsen,
• de forhold, anmeldelsen vedrører, og
• hvem, der har set anmeldelsen.

Der henvises desuden til Privatlivspolitik for Whistleblowerordning, hvormed oplysningspligten efter Persondataforordningen håndteres i forhold til personer, der indberettes om, og personer, der foretager en indberetning.

7. Datasikkerhed og dataopbevaring

danbolig behandler alle oplysninger, som anmeldes via Ordningerne, herunder oplysninger om personer, der anmeldes via Ordningerne, i overensstemmelse med den til enhver tid gældende lovgivning.

Alle anmeldelser vil blive opbevaret forsvarligt, og det vil kun være muligt for relevante personer at tilgå oplysningerne.

Anmeldelser, der viser sig åbenbart grundløse, afsluttes straks. En anmeldelse, der falder uden for kategorien af forseelser, som må anmeldes via Ordningerne (se punkt 3), vil straks blive videresendt til danboligs juridiske chef eller den personaleansvarlige hos den selvstændige, lokale ejendomsmægler og afsluttet i Ordningerne.

Hvis der foretages anmeldelse til politiet eller en anden myndighed, afsluttes anmeldelsen straks efter afslutning af sagen hos de pågældende myndigheder.

Anmeldelser slettes i Ordningerne 45 dage efter, at danbolig har afsluttet behandlingen.

Hvis der på baggrund af de indsamlede oplysninger gennemføres en ansættelsesretlig sanktion over for den indberettede person, eller der i øvrigt foreligger grunde til, at det er sagligt og nødvendigt fortsat at opbevare oplysninger om personen, vil oplysningerne, hvor der er tale om en ansat, som udgangspunkt blive opbevaret i den ansattes personalemappe i op til fem år efter den ansattes fratrædelse. Opbevaringen af anmeldelsen sker i øvrigt i overensstemmelse med danboligs slettepolitik, herunder hvis anmeldelsen ikke vedrører en ansat.

8. Spørgsmål

Hvis du har spørgsmål vedrørende disse retningslinjer, er du velkommen til at kontakte juridisk chef Birte Friis birte.friis@danbolig.dk.